بایدها و نبایدهای جلسات آنلاین؛ 5 نکته برای مدیریت جلسه ها - وبلاگ گیت

به گزارش وبلاگ گیت، حالا به ناچار مرزهای خانه و محیط کار شکسته شده اند و حریم شخصی ما بدل به محیط کارمان شده است. احتمالاً مجبور شویم در حمام یا داخل کمد دیواری در جلسات کاری ویدئویی شرکت کنیم تا مبادا سروصدای بچه ها و دیگر اهالی خانه مزاحم جلسه گردد. بعضی دیگر از کارمندان هم این را پذیرفته اند که همسر و فرزندانشان را محدود ننمایند و جلساتشان را برگزار نمایند بدون اینکه از دیگر اعضای خانه بخواهند ساکت باشند یا خودشان را در فضاهای دیگر حبس نمایند. به اصطلاح اعضای خانواده هم بدل به بخشی از جلسات شده اند. هرچند بیشتر آدم ها دوست ندارند که فضای شخصیشان بخشی از فضای کارشان باشدو دیگران محیط خانه و حریم شخصی او را رصد نمایند.

چیزی که در این شرایط باید به آن توجه کرد درک متقابل است. همه ما به انواع مختلف درگیر در این شرایط هستیم و هیچ کس برای چنین شرایطی آمادگی کامل نداشته است. به همین خاطر همه ما درگیر در محدویت هایی شده ایم که از نظر ذهنی آمادگی کافی برای آن نداریم. سازگاری با این شرایط احتیاج به زمان دارد و در این فاصله چیزی که لازم داریم مهربان تر بودن و درک شرایط است. باید بپذیریم که تماس های ویدئویی محدودیت های خودشان را دارند و تداخل محیط خانه با کار مسائل زیادی را به بار می آورد. برای کاهش این مسائل می توان آمادگی خود را بالا برد در ادامه نکاتی را بیان می کنیم که می توانند یاری نماینده باشند.

1. آنالیز های سخت افزاری و نرم افزاری

اولین چیزی که می تواند یک تماس ویدئویی را خراب کند کیفیتِ تماس است. اگر نتوانید صدای و تصویر همکارتان را داشته باشید در عمل جلسه شما خراب شده است. به همین خاطر بهتر است قبل از هرچیز شرایط سخت افزاری و نرم افزاری خودتان را چک کنید.

1- 1) پیش نمایش وب کم: کاربردان مک می توانند از اپلیکیشن booth app استفاده نمایند و کاربران ویندوز می توانند روی دکمه آغاز (استارت) کلیک نمایند سپس camera را جستجو نمایند. در اینجا می توانید تصویر خودتان را آنالیز کنید. زاویۀ مناسب را پیدا کنید و هرچیزی را که می خواهید دور از دید همکارانتان باشد را آنالیز کنید. قبل از جلسه جای مناسب را پیدا کنید و با تنظیم کردن دوربین با آرامش بیشتری تماس ویدئویی بگیرید.

1-2) برسی کیفیت میکروفون: داخلی یا خارجی بودن میکروفون هدست یا هندزفری خود را آنالیز کنید. توجه داشته باشید که بیشتر لپ تاپ ها میکروفون ضعیفی دارند پس بهتر است روی آن حساب نکنید و حتما از یک میکروفون جانبی بهره ببرید. برای اینکه از سالم بودن آن مطمئن شوید با یکی از دوستان یا آشنایاتان تماس ویدئویی بگیرید و کیفیت میکروفون را آنالیز کنید.

3- 1) آنالیز سرعت اینترنت: به این خاطر که بیشتر افراد در خانه هستند و از اینترنت استفاده می نمایند شرایطی پیش می آید که از یک مودم همزمان چند نفر استفاده می نمایند. این حالت روی سرعت شما اثرگذار است. برای این کار می توانید به سایت های تست سرعت مانند speedtest.net مراجعه کنید. اگر سرعت شما کمتر از 20 مگابیت بر ثانیه باشد به احتمال زیاد در تماس تصویری دچار مشکل خواهید شد. اگر سرعت شما پایین بود بهتر است قید تماس تصویری را بزنید و به تماس صوتی اکتفا کنید چون سرعت کمتری لازم دارد.

2. استفاده بی مورد از دوربین و میکروفون ممنوع!

در هنگام تماس های گروهی همواره میکروفون خود را خاموش نگه دارید مگر هنگامی که می خواهید صحبت کنید. در صورتی که میکروفون روشن باشد معمولاً روی کیفیت صدای جلسه اثر منفی می گذارد. همچنین ممکن است صدای اهالی خانه شما در جلسه پخش گردد. در خصوص دوربین هم همینطور است. اینکه شما ساکت باشید و دیگران به شما نگاه نمایند هیچ فایده ای ندارد و فقط اینترنت بیشتری مصرف می گردد. تا وقتی که نوبت صحبت به شما نرسیده است دوربینتان را روشن نکنید.

3. حدود را تعیین کنید

هیچ دلیلی ندارد که کل خانه شما در معرض دید اعضای جلسه باشد. برای همین قبل از انجام هر کاری دوربین را تنظیم کنید و دامنه دید آن را آنالیز کنید. دلیلی ندارد که حین جلسه آشپزخانه شما کاملاً پیدا باشد و کسی هم در حال آشپزی باشد. بهتر است یک اتاق را برای جلسات انتخاب کنید به داخل اتاق بروید و درب را ببندید و تا انتها جلسه کسی در آن اتاق رفت و آمد نکند. در این صورت حریم خصوصی شما بیشتر رعایت خواهد شد.

4. دستور جلسه فراموش نگردد

مدیر جلسه باید قبل از جلسه دستور جلسه داشته باشد. جلسات بدون دستور جلسه به آشفتگی کشیده می شوند. جلسات مجازی خسته نماینده تر از جلسات حضوری اند پس بدون داشتن دستور جلسه خسته نماینده بودنشان مضاعف خواهد شد. همواره قبل از جلسه برنامه ریزی کنید که در چه موردی قرار است صحبت کنید و اگر قرار است مدیر جلسه باشید با دقت دستورجلسه را تنظیم کنید تا از هرشکلی از صحبت های بی ربط و اتلاف وقت پرهیز کنید.

در این باره بخوانید:

زوم zoom؛ اپلیکیشنی برای جمع های محبت آمیز و جلسات کاری

با استفاده از این اپلیکیشن ها، دورکاری را راحت تر کنید

5. کارهای متفرقه را کنار بگذارید

اگر فکر می کنید در حین برگزاری جلسه مجازی می توانید به فعالیت های مورد علاقه تان مثل چک کردن اینستاگرام و غیره بپردازید سخت در اشتباهید. اول اینکه بقیه متوجه می شوند. وقتی میزان تعامل شما کم گردد چندان سخت نیست که دیگران متوجه شوند شما در جلسه نیستید. دیگر اینکه خیلی از برنامه های کنفرانس ویدئویی و جلسه گروهی گزینه ای دارند که شرایط افراد را گزارش می نماید. برای مثال اگر شما بیش از 30 ثانیه از برنامه خارج باشید به میزبان جلسه پیام داده می گردد که شما در جلسه حاضر نیستید.

6. تماس تصویری فقط در مواقع ضروری

به خاطر هر کار ساده ای جلسه ویدئویی برگزار نکنید. جلسات ویدئویی مکرر خسته نماینده هستند. برگزاری مکرر این جلسه ها، با توجه به اینکه افراد از خانه خود تماس می گیرند، به فضای خصوصی افراد و آرامش آن ها آسیب می زند. جلسات ویدئویی را برای کارهای ضروری اختصاص دهید و اگر با جلسات صوتی می توانید کارتان را پیش ببرید از این امکان بهره ببرید.